مطلوب مسؤول عمليات لدى الأكاديمية الوطنية للتدريب

أعلنت الأكاديمية الوطنية للتدريب والتطوير عن حاجتها إلى مسؤول عمليات، وفقًا للشروط التالية:

• درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال، العمليات، الموارد البشرية، التربية، إدارة الفعاليات، الضيافة، أو تكنولوجيا المعلومات.

• يتم تشجيع الخريجين الجدد على التقديم، ولا يشترط وجود خبرة سابقة.

• تُعد الخبرات ذات الصلة من خلال التدريب العملي، أو التدريب الصناعي، أو العمل الجزئي، أو العمل التطوعي ميزة إضافية، خصوصاً في المجالات التالية:

• إدارة التدريب

• تنسيق الفعاليات

• خدمة العملاء

• إدارة المستندات والوثائق

• تنسيق ترتيبات السفر

• مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت.

• اهتمام كبير بالتفاصيل ودقة في العمل.

• مهارات قوية في التواصل والتنسيق وخدمة العملاء وحل المشكلات.

• إجادة ممتازة للغة العربية كتابةً وتحدثاً.

• إجادة ممتازة للغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً.

• القدرة على إدارة عدة مهام ومواعيد نهائية في الوقت نفسه.

• التحلي بالمهنية والاعتمادية والاستعداد للتعلم والتطور.

• القدرة على العمل بفعالية والتنسيق مع:

• المدربين

• المشاركين

• العملاء

• الموردين

• الفرق الداخلية

• المرونة في العمل خلال بعض الفترات المسائية أو عطلات نهاية الأسبوع عند الحاجة.

أوفيس ، بما يشمل:

• المعادلات الأساسية

• الجداول

• التصفية (Filters)

• تنسيق البيانات

• وتُعد المعرفة بالمهارات التالية ميزة إضافية:

• XLOOKUP

• Conditional Formatting (التنسيق الشرطي)

• PivotTables (الجداول المحورية)

• Charts (المخططات والرسوم البيانية)

• إعداد لوحات معلومات بسيطة (Dashboards)

• إجادة استخدام:

• Microsoft Word

• Microsoft PowerPoint

• Microsoft Outlook

• الإلمام ببرامج Microsoft Teams و OneDrive.

• فهم عملي لاستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGPT أو Microsoft Copilot في:

• كتابة المسودات

• التلخيص

• إعداد التقارير

• تحسين وتسهيل الأعمال الإدارية المتكررة

• القدرة على مراجعة المحتوى الذي يتم إنشاؤه بواسطة الذكاء الاصطناعي والتأكد من دقته، مع المحافظة على سرية معلومات الشركة والمشاركين والعملاء.

• تُعد المعرفة بالأنظمة التالية ميزة إضافية:

• منصات الاجتماعات الإلكترونية

• أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)

• أنظمة إدارة التعلم (LMS)

• أنظمة التسجيل

• أنظمة إصدار الشهادات

المسؤوليات :

• المساعدة في تنسيق مواعيد البرامج، وحجز القاعات المناسبة بناءً على عدد المشاركين ومتطلبات البرنامج، وتنظيم المواد والمعدات والضيافة والشهادات.

• التأكد من توفر المدربين وجمع مخططات الدورات والعروض التقديمية والتقييمات والملفات التعريفية والشهادات وغيرها من المستندات المطلوبة.

• دعم إجراءات تقديم طلبات اعتماد البرامج والمدربين ومتطلبات الشهادات إلى الوزارة، والتأكد من اكتمال المستندات بالتنسيق مع الفريق، ومتابعة الإجراءات تحت الإشراف.

• تسجيل المشاركين وإرسال تأكيدات التسجيل والفواتير المعتمدة من الفريق المسؤول والجداول ومعلومات المكان والتذكيرات والمعلومات المتعلقة بالدورة.

• إعداد كشوف الحضور وقوائم المشاركين وبطاقات الأسماء ونماذج التقييم ومواد الدورة وغيرها من مستندات البرنامج.

• إعداد بيانات الشهادات والمستندات الداعمة للمراجعة الداخلية قبل تقديمها إلى الوزارة، والحفاظ على سجلات دقيقة بعد اعتماد الشهادات.

• الحفاظ على تنظيم الملفات الإلكترونية والورقية الخاصة بالدورات والمدربين والمشاركين والاعتمادات والتقييمات والشهادات والسفر والتأشيرات.

• التنسيق مع المصممين بشأن الشهادات ومواد الدورات والمحتوى الترويجي وإعلانات البرامج وغيرها من التصاميم المطلوبة.

• المساعدة في ترتيبات سفر المدربين والضيوف، بما في ذلك حجوزات الطيران والفنادق ووسائل النقل والخدمات اللوجستية ذات الصلة، وفقاً للموافقات الداخلية.

• المساعدة في إعداد مستندات التأشيرات للمدربين والضيوف الدوليين، ومتابعة الطلبات والمواعيد النهائية تحت الإشراف.

• التواصل بطريقة مهنية مع المشاركين والمدربين والعملاء من الشركات والفنادق والموردين والأطراف الخارجية الأخرى.

• استخدام قوائم التحقق الخاصة بالبرامج للتأكد من جاهزية المكان، وترتيب المقاعد، وتوفر الإنترنت، والمعدات السمعية والبصرية، واللافتات والمرطبات، والإبلاغ عن أي نواقص قبل بدء التدريب.

• حضور البرامج ودعم تنفيذها، ومعالجة المشكلات التشغيلية الروتينية، ورفع المسائل غير المألوفة أو التي تتطلب موافقة إلى المسؤول المختص، والمساهمة في توفير تجربة مهنية وإيجابية للمشاركين.

• جمع ملاحظات المشاركين وإعداد سجلات الحضور وملخصات التقييم وتقارير إتمام البرامج.

• الحصول على عروض أسعار من الموردين ومقارنتها، والمساعدة في متابعة ومراقبة التكاليف المتعلقة بالبرامج.

• الحفاظ على سرية ودقة معلومات المشاركين والمدربين والعملاء والبرامج.

• المساعدة في إعداد التقارير التشغيلية الأسبوعية والشهرية، وتقديم أي دعم إداري آخر مطلوب لتنفيذ البرامج.

• مهارات أساسية قوية في إكسل ومايكروسوفت

معايير تقييم الأداء (مؤشرات النجاح) ؛ سيتم تقييم أداء الموظف بناءً على:

• إنجاز المهام الموكلة إليه في الوقت المحدد.

• دقة السجلات والتقارير.

• سرعة وفعالية الاستجابة والتواصل.

• تقديم دعم موثوق للبرامج والفعاليات.

• المساعدة في ترتيبات السفر والتأشيرات.

• متابعة الإجراءات والتواصل مع الجهات الوزارية عند الحاجة.